Архив документов 2.182 Rus

Автор: kos 34 |

22-08-2014, 09:38

Архив документов программа позволяет систематизировать учет и хранение документов, обеспечивает контроль исполнения документов на всех стадиях по срокам и ответственным, отслеживать движение документов, кто что когда взял, вернул.

По каждому документу можно фиксировать произвольную дополнительную информацию, удобный поиск и продвинутый анализ, гибкая настройка прав доступа, сетевой и многопользовательский режимы, отслеживание истории изменений и многие другие удобства.

Основные функции программы:
* Систематизация учета и хранения документов
Программа позволяет автоматизировать регистрацию и производить учет документов по следующим параметрам:
— по типу (договор, смета), виду (бухгалтерский, отчетный), категории (рабочий, внутренний),
— по срокам действия, сумме, валюте (актуально для договоров и т.п.),
— по авторам, ответственным подразделениям и исполнителям,
— по компаниям-партнерам (с указанием полных координат компаний),
— по теме (возможно описание содержания),
— по статусу (выполняется, завершено),
— если документ содержится в электронном виде, указывается путь к файлу.

В целом, система призвана поддерживать как бумажный, так и электронный документооборот.
Программа позволяет систематизировать хранение документов. В базе указывается:
— место хранения документов (№ шкафа, полки, папки…),
— дата, до которой документы должны храниться,
— история выдачи документов на руки (кто что когда брал)

По каждому документу можно фиксировать произвольную дополнительную информацию.
Любую таблицу базы можно распечатать, экспортировать в MS Word, MS Excel или текстовый формат CSV. Имеется импорт из других источников данных в формате CSV.

* Контроль исполнения документов по срокам
Система позволяет эффективно управлять процессами движения и обработки документов.
Реализован контроль работ по документам на всех стадиях:
— фиксируются сроки начала и окончания работы с документом каждым исполнителем,
— проводится контроль сроков: предусмотрено автоматическое выделение цветом незавершенных заданий.

* Контроль исполнения документов по ответственным исполнителям
Для каждого документа отслеживается история его прохождения по ответственным исполнителям.
В системе хранится полная контактная информация по сотрудникам – исполнителям с указанием их прав доступа к информации.
Программа позволяет контролировать состояние выполняемых процессов и выполнять анализ загрузки персонала. Внедрение системы способствует повышению исполнительской дисциплины в организации. Сокращается время согласования документов и принятия решений.

* Оперативный доступ к документам
Система позволяет произвести мгновенный поиск нужного документа. Предусмотрены удобные способы сортировки и фильтрации данных. Легко построить сложный логический запрос к базе и провести продвинутый анализ хранящейся информации. Гибкая настройка прав доступа позволяет разграничить права доступа сотрудников к документам.

С помощью программы вы сможете делать следующее:
* Создавать, изменять, удалять записи, поля, таблицы
* Импортировать данные в любую таблицу базы данных из текстовых файлов
* Сортировать таблицы по любому полю, включая сортировку по нескольким полям (до 3-х) удерживая клавишу Shift
* Фильтровать таблицу по любому полю, используя следующие операторы: "Содержит", "Не содержит", "Начинается с", "Не начинается с", "Кончается на", "Не кончается на", LIKE, NOT LIKE
* Группировать одинаковые данные в любом поле, когда таблица отсортирована по этому полю (для отмеченных полей в свойствах таблицы)
* Помечать записи как "Избранное", тогда они будут отображаться оранжевым цветом. Цвет задается в свойствах таблицы
* Помечать записи как "Мертвое" ("Неинтересное"), тогда они будут отображаться серым (или другим) цветом
* Настраивать правила цветовыделения. Вы сами определяете, какие строки, каким цветом и при каких условиях выделять.
* Строить дерево по любым полям с произвольным количеством уровней для иерархического отображения данных любой таблицы
* Изменять данные в любом поле (кроме ID и вычисляемых полей) прямо в таблице или в отдельной форме (выбирается в настройках), отмечать несколько записей, удалять, печатать, экспортировать отмеченные
* Изменять или удалять сразу несколько записей в любой таблице базы данных с помощью формы "Групповое обновление"
* Создавать новые хранимые поля для таблиц следующих типов: текстовое, числовое, да/нет, дата и время, картинка
* Создавать вычисляемые поля для таблиц, например можно создать поле с формулой "[Поле 1] / [Поле 2]"
* Создавать вычисляемые поля, значения которых будут браться из других таблиц.
* Создавать новые таблицы с абсолютно такими же возможностями по действиям с ними, как и у любой другой таблицы
* Привязывать ниспадающие списки полей к другим таблицам для легкого выбора значений из них при редактировании в таблице или для выбора из других форм при редактировании в форме
* Задавать произвольное количество подчиненных таблиц для любой таблицы, для чего необходимо задать привязку по полям в свойствах таблицы
* Менять порядок следования полей в любой таблице, используя перетаскивание или с помощью формы "Настройки"
* Переименовывать поля таблиц и названия самих таблиц в соответствии со спецификой вашего бизнеса. (Точнее говоря, их лейблы.)
* Печатать текущее представление любой таблицы с учетом видимости полей, их ширины и порядка
* Экспортировать данные любой таблицы в MS Excel или текстовый CSV-файл с учетом текущего представления таблицы
* Экспортировать текущую запись в MS Word на основе файла-шаблона с закладками, соответствующими названиям полей
* Работать с несколькими файлами баз данных, создавать новые базы данных, разумеется, можно также открывать их с помощью MS Access.